Det er noe som ikke fungerer. Noe er galt. Hundrevis av dokumenter med tilnærmet likt innhold ligger spredt utover mapper med kryptiske betegnelser. Filer har alle former for navn, noen korte og presise, andre med underscore og kodeaktige kombinasjoner. Det er nærmest umulig å finne den korrekte versjonen av noe som helst. Kopier og varianter produseres i et stadig økende tempo. Det finnes visstnok ansatte med en umenneskelig evne til å finne frem og holde oversikt, men disse nøkkelressursene vokter sine hemmeligheter vel, de er vanskelig å få i tale.

Det diskuteres i gangene, på møter, på vei til lunsj, i heisen. Ingen har kontroll, sies det, ingen tar ansvar for prosesser og innhold i organisasjonen.

Er organisasjonen i ferd med å råtne innenfra? Vil det noensinne herske orden og system, slik at medarbeider A på en rask og enkel måte finner informasjon produsert av medarbeider B? Vil det noen gang være mulig å søke frem kunnskap om et gitt tema på tvers av kontor, land og avdelinger? Vil toppledelsen kunne sitte i et møte og hente pålitelige tall og analyser, der og da? Lar det seg gjøre å fange kompetansen som Y har opparbeidet før hun forsvinner til konkurrenten?

Det finnes en løsning

Ja. Det er mulig. Det er fullt mulig, og lar seg løse ved hjelp av et standardprodukt. Det heter Microsoft SharePoint 2010. Men det stopper ikke med anskaffelse av ny teknologi.

Det lar seg ikke gjøre ved å installere produktet på en ledig server hos it-avdelingen og håpe på bedre tider. Det er nemlig ikke gitt en it-medarbeider å kjenne behovet, kulturen, frustrasjonene, prosessene, rutinene eller kompetansen til samtlige medarbeidere i en moderne organisasjon. Det er heller ikke gitt en it-medarbeider å lære seg alle funksjoner og konfigurasjoner som dekker det samlede behovet, for så å misjonere, trene og lede alle gjennom en implementeringsfase, og til slutt drive proaktiv brukerstøtte og forbedringsarbeid.

Nei, det er det bare et planlagt prosjekt som kan gjøre, hvor tverrfaglige ressurser jobber sammen mot et felles mål, tuftet på en solid forankring i toppen.

Hvordan implementere SharePoint?

I ErgoGroup kaller vi denne metoden for EGSIF (ErgoGroup SharePoint Implementation Framework).

EGSIF er en firestegs metode med sjekklister, maler, struktur og referanser.  En metodikk som kombinerer vår erfaring fra gjennomførte prosjekter med anbefalinger fra Microsoft, samt rådgivningsmodeller fra tilstøtende fagfelt. Et intranett er en multifaglig øvelse, tenker vi, og det krever derfor en tverrfaglig tilnærming.

Den som spør skal få svar, heter det. Et EGSIF-prosjekt stiller derfor mange spørsmål, og gjennom de fire fasene samles og organiseres svarene for gjenbruk i implementeringsprosjektet. Her er noen av områdene som undersøkes:

Visjon og Strategi

• Hvordan kan løsningen støtte selskapsstrategi på kort og lang sikt?
• Hvilke områder gir størst gevinst, hvor bør vi starte?
• Hvordan kan vi måle gevinster kvantitativt?
• Hva skal til for å lykkes – akkurat her hos oss?
• Hvilke pågående prosjekter grenser opp mot dette arbeidet?
• Hvordan kan vi trekke med og motivere de ansatte?
• Hva er kjennetegn på suksess?

Prototyping og planlegging

• Hvordan skal ansatte informeres underveis?
• Hvilke kurspakker skal vi tilby og hvordan måler vi kompetanse?
• Hva kreves av infrastruktur og programvare?
• Hva med grafisk design?
• Hvordan skal informasjon og funksjonalitet struktureres og organiseres?
• Hvordan skal brukere orientere seg i løsningen?
• Hvilke navn og termer skal vi bruke på informasjon?
• Hvem skal få lov til hva?

Implementering

• Når starter vi, når slutter vi?
• Hvordan skal løsningen driftes?
• Hva med brukerstøtte og dokumentasjon?
• Behov for skreddersøm?
• Behov for integrasjon?
• Gjennomføring av test og akseptanse

Evaluering og etterarbeid

• Klarer vi å måle gevinstene, har vi lykkes?
• Hvordan går vi videre, hva nå?
• Hva mener brukerne selv?
• Har vi riktig kompetanse, trenger vi ytterligere opplæring?
• Hva må vi gjøre bedre neste gang?

Spørsmålene i denne listen er en liten del av det vi har spurt oss selv om, og hvor vi har samlet inn og katalogisert ulike svar. Den komplette listen er trygt lagret her hos oss, både som SharePoint-maler, Project-filer og grupper av dokumenter.

Hvorfor gjør vi det på denne måten? Jo, fordi vi ønsker at du skal få maksimalt igjen for din investering i ny teknologi, og fordi en vellykket implementering er vår garanti for en god relasjon. Men selvfølgelig, og mest av alt, fordi SharePoint 2010 er mye mer enn teknologi. Det er en plattform for å løse menneskelige utfordringer, med mennesker i sentrum, og hvor løsningen ikke alltid krever den største teknologiske innsikt, men også en porsjon bondevett og et lyttende øre.

SharePoint åpner en verden av løsninger. Likevel hjelper det lite om man ikke evner å plukke rett verktøy til rett utfordring. Nettopp derfor har vi utviklet EGSIF.

Her er mitt utgangspunkt: Jo større organisasjoen er og jo mer distribuert den er jo vanskeligere blir det å samhandle.

Men hvorfor blir det slik?

Et problem er at folk har feil fokus. De fokuserer ikke på firmaet som helhet men bare sin individuelle posisjon. Noe skyldes nok egne motiver som ego, lysten på makt (det er verdi i kunnskap ser du), frykt for å si noe dumt eller å virke svake og hjelpetrengede.

Men det skyldes nok og at belønninger og målepunkter ofte følger disse siloene. Du måles på ditt avdelingsbudsjett. Dine KPI-er. Bonus gis på individ og ikke på felleskap (en annen ting er at pengebonuser ikke virker for tankearbeid men det er en annen histore).

Så hva er løsningen?

“Bryte ned siloene”? Jeg tror ikke vi skal begynne med å rive siloene, de sitter nok for godt, men vi kan gjøre noe for å bygge relasjoner på tvers av siloene. Lage kanaler og veier mellom menneskene, på tvers av hierarki og satte meninger.

En metode er den samme som folk nå bruker for å holde seg litt oppdatert på gamle barndomsvenner, klassekamerater og andre bekjente. Facebook. Som snart har en halv milliard brukere! Samme konseptet kan vi bruke innad i en bedrift og.

Med interne “facebooks” kan man bygge profiler og få et forhold til andre personer andre steder, man kan finne folk basert på interesseområder, hvem de jobber med, hva de jobber med og så videre.

Folk kan ha en aktivitetsstrøm, tilsvarende Facebook sine statusoppdateringer. Men istedenfor at det handler om hunden til naboen, handler det om jobben. Det handler om å fortelle hva man holder på med, slik at andre kan fange det opp.

Det er dette jeg kaller det nasjonale kontorlandskapet. Et virtuelt sted hvor man kan utvide noen av de fordelene et åpent landskap har.

Du trenger dog ikke å være nasjonal for å trenge dette. Det holder at dere ikke alle sammen jobber i samme rom hele tiden. Enkle metoder for å informere eller å rekke ut en hånd. Her ligger det verdi for forretningen!

Dette kommer ikke av seg selv dog. Du må gjøre en innsats utover å bare installere noen verktøy. Du må skape en delingskultur! Du må kjempe mot de kreftene vi snakket om tidligere, fremheve de som deler og byr på seg selv. Kanskje skape noen belønningssystemer som går på tvers.

Slik at man kan skape bekjentskap, skape et samhold og skape en bevissthet om hele bildet.

So lets first look at two of the new features for Business Intelligence that are in SharePoint 2010.

PowerPivot

PowerPiviot or as its previous project codename “Gemini” is a new feature that allows you to move massive amounts of data around in seconds. Where before pivot tables could end up being very big and cumbersome, PowerPivot is the superhero edition, in that it can manage large volumes of data quickly and easily. In addition you can build new applications with Excel that can published to SharePoint, essentially allowing your Excel wizards to create data driven applications quickly.

You can take a look at some of the online demonstrations of PowerPivot here

Visio Services

Another new addition to SharePoint is Visio Services which allows you to share your Visio diagrams across the organization by publishing them to SharePoint. This helps to reduce licensing costs and also administrative overheads by removing the requirement for either Visio or Visio viewer to be installed on the client computer.

Additionally by using data enabled Visio diagrams you can make updatable documents with data coming from a number of data sources. In essence you will never need to manually update the document again before distribution. Multiple diagrams can be combined to give better information to your users.

SQL Server 2008 R2

Now we can take a look at the new Report Builder 3.0 that is included with SQL Server 2008 R2 Reporting Services.

SQL Server Reporting Services has undergone an overhaul in the latest edition of SQL Server 2008 R2. The service front end has been updated with a better interface and now has AJAX support. One small thing that will make life a lot easier for the users is the addition of a cancel button if you run the wrong report by accident.

Report Builder 3.0

The new Report Builder 3.0 now has support for geo spatial data and maps which can improve the visualization of your data dramatically. Maps are a very strong visual tool and by having spatially aware data you can make your reports more interactive and give a sense of scale across distance.

Reports can also be made as ATOM feeds which means they can be consumed by standard RSS readers such as Outlook 2010 and also can be used by PowerPivot as a data source and thus making your data linking much easier and quicker.

This is only a sneak peak at some of the features that have been released as part of the toolset in Microsoft Business Intelligence stack and I will be giving a presentation on these tools and more at IT Galla 2010 in ErgoGroup Stavanger on June 3rd 2010. You can register for this event here.

40 millioner kroner regnet Bærum kommune med å spare. Det sa en stolt prosjektleder i Bærum til Computerworld i juni 2008, da han fortalte om kommunens planer for et nytt økonomisystem basert på fri programvare. Nå ser det ut til at kommunen går for et økonomisystem fra hyllevare, heller enn en friprog-løsning.

Vanskelig veivalg
Bærums vanskelige veivalg belyser noen av de problemstillingene som norske kommuner står overfor når de nå vurderer framtidige økonomi- og ERP-løsninger, hvor fri programvare kan være ett av alternativene. I denne kronikken vil jeg kort skissere hva disse problemstillingene går ut på.

Fra regnskap til styring
La oss starte med det grunnleggende: Hvorfor trenger kommunene moderne økonomisystemer? Forklaringen er at vi har gått fra enkle til komplekse forventinger og behov. Gårsdagens ”regnskapsløsninger” var utviklet av kommunenes egne datasentraler, og brukt av noen få fagressurser. I dag har kommunene behov for omfattende virksomhetsstyringssystemer som skal brukes av hele organisasjonen.

De viktigste driverne av endringen har vært nye krav til for eksempel rapportering, teknologiskifter, endring i regler og ønske om effektivisering. Moderne ERP-systemer bidrar til dette, blant annet ved å fange data der hvor de oppstår. Det gir bedre og mer korrekt styringsinformasjon til enhver tid, og dermed grunnlag for å ta bedre beslutninger og endre kurs i tide.

Tre aktører, tre systemer
Neste faktor for kommunene er valg av system. På det norske kommunale ERP-markedet kan de i praksis velge mellom tre store aktører: Visma, EDB og ErgoGroup.

ErgoGroup benytter i dag en løsning basert på Agresso. Over 50 prosent av Norges befolkning bor i dag i en kommune hvor ErgoGroup har levert sitt økonomistyringssystem.

Visma Unique utvikler selv sine løsninger, og har en tilpasset løsning til det kommunale markedet. EDB faser i disse tider ut Masterpiece, til fordel for en offentlig tilpasset SAP-løsning. I tillegg kommer altså muligheten til å utvikle et eget system fra grunnen, for eksempel ved hjelp av fri programvare, slik Bærum kommune hadde skissert.

Store investeringer
Sist, men ikke minst, må enhver virksomhet vurdere de økonomiske rammene for prosjektet.

Det norske, offentlige ERP-markedet er lite og har spesielle krav som stadig endrer seg. Det fordrer jevnlige tilpasninger – og dermed store investeringer – i ethvert system. Samtidig har endrede behov og krav til nye løsninger gjort at kompleksiteten har økt enormt de siste ti årene. Mens man tidligere kunne utvikle egne regnskapsløsninger til et millionbeløp, benyttes nå internasjonale standard ERP-løsninger som har kostet milliardbeløp å utvikle.

Usikre utviklingsprosjekter
Erfaringen har vist at skreddersøm og spesialtilpasninger er kostbart, og påfører oppdragsgiver store vedlikeholdsforpliktelser. Dette er årsaken til at standardiserte løsninger har fått stadig større utbredelse. Gode løsninger er nå tilgjengelig for en langt mer overkommelig pris, ofte levert som en tjeneste (software as a service) som betales per bruker. Det gir åpenbart en betydelig lavere risiko – og her er min hovedbekymring og mitt viktigste poeng i denne sammenhengen: Det norske kommunale markedet er for lite til å dekke kostnadene ved å utvikle og vedlikeholde en særegen ERP-løsning som skal møte framtidens krav. Og hvorfor skal en offentlig aktør ta risikoen med å starte en stor utviklingsprosess med ukjent utgang, når det finnes velprøvde ”hylleløsninger” med stor utbredelse?

Standardisert og trygt
Vi mener at innovasjon og konkurranse er positivt på alle måter. Vi skal derfor ikke utelukke at andre kan finne løsninger som er billigere og smartere enn våre. Likefullt vil jeg oppfordre kommuner og andre offentlige virksomheter til å tenke seg nøye om før de takker ja til nye systemutviklingsprosjekter innen økonomi- og ERP-løsninger. Utviklingskostnadene er én faktor. Deretter kommer framtidige vedlikeholds- og driftskostnader.

For de fleste offentlige virksomheter vil standardiserte løsninger være et godt alternativ. Fri programvare har sine fordeler. Men jeg tror at fri programvare egner seg best for løsninger som favner et større marked hvor flere kan tenkes å bidra til utviklingen og hvor kompleksitet er lavere enn forframtidens ERP-løsninger.

Det endelige valget er selvsagt opp til hver enkelt virksomhet. Så vil erfaringen vise om den valgte løsningen fanger, eller setter fri!.

Det har også hendt at kunder har spurt meg om vi ikke burde vurdere SharePoint. Hva? SharePoint? Som CMS? Og til tross for at det finnes svært omfattende og gode nettsider på SharePoint, har de fleste valgt annerledes etter å ha vurdert innebygget funksjonalitet – og kanskje pris.

Men som alt annet her i livet; ting forandrer seg. Nå er det SharePoint sin tur til å forandre noe, nemlig mitt syn på hva et CMS kan og bør være. Nå slippes SharePoint 2010! Her har det hendt store ting, både i forhold til prismodell og funksjonsrikdom.

Men likevel, hvorfor SharePoint som publiseringsverktøy?

For det første; nettsider er i stigende grad et nav for en digital dialog som foregår på flere arenaer. Selve hjemmesiden er forsatt viktig, men langt fra det eneste stoppestedet. Moderne nettsider har behov for en dynamikk som favner både interne og eksterne informasjonskilder, samt integrasjon mot og med sosiale arenaer – på begge sider av brannmuren.  Drømmen er ikke lenger en arkitekttegnet og avsluttet hjemmeside, men en friluftsscene hvor et bredt publikum finner det relevant å bruke sin tid.

For det andre; brukere vil ikke bare lese og la seg underholde. De vil delta. De vil dele, søke, bestille, kommentere, filtrere, rangere og samarbeide.  Da er man avhengig av et verktøy med nære bånd til bakenforliggende informasjon, ressurser og systemer. Og med nære bånd tenker jeg på integrasjon og samspill – rett ut av boksen.

For det tredje; skillet mellom forretningsprosesser og hjemmeside viskes ut. Den digitale flaten er en del av prosessen, og brukerens medvirkning bør kontinuerlig korrigere organisasjonen. Dette krever en løsning hvor flere enn webredaktøren deltar, og hvor publisering kan inngå i en større sammenheng, eller helst; bli en naturlig del av hverdagen for de fleste av oss.

Nei, SharePoint er ikke alene om å åpne for slike muligheter, men på grunn av tette bånd mellom kontorstøtte, arkiv, arbeidsflyt og publisering, er produktet nærmest skreddersydd for å bygge det trippelnettet vi snakket så ivrig om for 10 år siden. Tiden er kommet!

Til slutt: For bedriften som fortsatt tenker at det holder med ”visittkort på nett”, så finnes det kjappere løsninger: Last ned WordPress og sett i gang. Men for de som vil gjøre alvor av å knytte informasjon, kunnskap, prosesser og brukere sammen i en verdikjededialog, og således har behov for en plattform å bygge sin samtidsscene på: Ta en kikk på SharePoint 2010, og la deg imponere!

Mange av artiklene som ble skrevet om Windows 7 før lansering handlet om den hastigheten man opplevde etter installasjon. “Like kjapt som Windows XP”, og pakket inn i en penere og mer funksjonell form. La oss se nærmere på hurtighet, sikkerhet, utrulling og driverstøtte.

Fortsatt like kjapt
De fleste av oss har erfaringer med at flere installerte applikasjoner, mye data og generell bruk senker ytelsen på systemene vi benytter. Men Windows 7 oppleves like responsivt og kjapt i dag som det gjorde da jeg installerte det i fjor.

I ErgoGroup har vi et stadig økende antall kunder som tar i bruk Windows 7, og fortsatt er brukerne godt fornøyd med hastigheten de opplever.

Sikkerhet og Bitlocker
Windows 7 kommer med mulighet for kryptering av interne disker og eksterne USB-enheter. Bitlocker og Bitlocker To Go er begge verktøy som er integrert i løsningene vi leverer.

Endringer i boot partisjon gjør at Bitlocker ved oppstart krever en 48 tegns nøkkel for å starte. Dette fungerer utmerket, og med et adminoppsett hvor disse nøklene er laget i Active Directory er det enkelt for kundeservice å ta ut akkurat den nøkkelen som brukeren trenger.

Utrulling via SCCM
Distribusjon av et operativsystem til nye (eller gamle) maskiner har tidligere vært en omstendelig affære i bedrifter. Windows 7 kan rulles ut via Microsofts gratis verkøty MDT, eller via System Center Configuration Manager (SCCM).

Vi har opplevd at våre kunder velger å benytte SCCM som verktøy for sine løsninger. Dette har gjerne en sammenheng med allerede inngåtte lisensavtaler med Microsoft og mulighet for skreddersøm og tilpasninger.

God driverstøtte
Driverstøtten ble tidlig fremhevet som en viktig forsterkning av Windows-plattformen. Det er vanskelige å være uenig i dette. Vi har i våre prosjekter kommet over eldre systemer basert på seriellport-kommunikasjon hvor vi har støtt på utfordringer, men det skulle vel kanskje bare mangle? Utover dette er drivermendgen som er med på installasjonsplaten og det som er lagt til Windows Update Catalog vist seg å dekke de resterende 99.99 prosentene av tilkoblet utstyr.

Generelt ser vi at Windows 7 har levert som forventet. Windows 7 er et kjapt, stabilt og sikkert operativsystem.

Blir 2010 endelig mobilens år?
Mange spår at 2010 blir mobilens år med tanke på applikasjoner og videreutvikling. Apple er allerede godt på banen med App Store til iPhone, og Android begynner å skyte fart. Og snart kommer Microsoft med sin Windows Phone 7 series.

Jeg er også overbevist om at mobilitet som et fagområde og bruksområde går en lys fremtid i møte. Da jeg var på Mobile World Congress i Barcelona i februar, var det også inntrykket jeg satt igjen med.

The Mobile Cloud
På Mobile Word Congress så jeg for øvrig Eric Schmidt, Googles toppsjef, snakke om konseptet Mobile First – Googles nye satsning på mobilitet. Kort sagt: Alt som utvikles av Google vil heretter først bli utviklet for mobil. At Google, et av verdens største teknologiselskaper, nå går høyt ut og satser så bredt på mobilitet viser hvor viktig dette området er.

Schmidt og flere andre sentrale personer på konferansen snakket om “the mobile cloud” som fremtidens plattform for mobiler. Funksjonalitet og applikasjoner vil i stadig større grad baseres på en treenighet mellom “the mobile cloud”, nettverket og den mobile klienten.

Andre viktige områder: Augmented Reality og brukeropplevelse
Det er et stort fokuset på brukervennlighet. Apple har med iPhone lagt lista i forhold til hva brukere forventer. Det vi ser er at systemet og teknologien bak blir mindre viktig for folk flest. For sluttbrukeren er det viktigere at mobilen funker og oppleves intuitiv.

Augmented Reality og såkalt “geotagging” av virkelige omgivelser er også en spesifikk trend på vei framover på mobilmarkedet.

Mange har sikkert brukt e-post for å sende dokumenter på omgang mellom de enkelte som skulle bidra, eller brukt sjekket dokumenter inn og ut i SharePoint for å styre oppdatering og versjoner.

Nå får vi en mye bedre og kraftigere versjon i og med at mange samtidig kan oppdatere og dermed arbeide i samme dokument. Dette er vakkert løst i en kombinasjon av SharePoint, OCS (Office Communications Server) og Office 2010 som fremstår naturlig og enkelt for sluttbrukere.

Når du åpner et dokument som andre allerede har åpnet, eller når andre åpner “ditt dokument” for redigering, varsles du om dette i statuslinjen nederst på skjermen:

 
Du kan da klikke på ikonet og få se mer informasjon om de andre som redigerer dokumentet. Blant annet kan du ta kontakt via OCS og sende lynmeldinger, ringe eller sende e-post. Du kan også se status på de andre fra kalender etc.

Når andre brukere oppdaterer dokumentet, ser du ikke det med det samme, men du varsles om at oppdateringer er tilgjengelige. Vi får altså ikke en synkron oppdatering av hva den / de andre brukerne skriver, men varsles om at noe endret og kan hente disse oppdateringene inn.

Slike endringer markeres så i teksten med egen farge og angivelse av hvilken bruker som har foretatt endringene. I eksempelet under har Roger lagt inn et nytt avsnitt. Du kan da klikke på det grønne ikonet og ta direkte kontakt med ham via OCS eller andre kanaler.

Dersom du har ansvar for en spesiell del av dokumentet og vil holde andre unna, har du også en funksjon for dette. Ved å høyreklikke og velge “Block Authors” låser du tilgangen til din del av dokumentet. Andre som forsøker å skrive der, får melding om at den delen er sperret.

I tillegg til funksjonene inne i selve dokumentet, har Office også fått en flott ny side som Microsoft kaller Backstage. Denne ligger under File-menyen, som nå endelig er tilbake i Office-plattformen igjen. Backstage inneholder en rekke nyttige funksjoner som forhåndsvisning av utskrift, tilgang til metadata, varianter for lagring og sending med mer i tillegg til oversikt over hvem som redigerer innholdet.

Under er et eksempel som viser et dokument som redigeres av tre personer. Legg merke til “Save”-knappen som viser at det finnes oppdateringer tilgjengelig + Note Board som kan brukes til å kommentere innholdet. Nyttige funksjoner som nå har funnet sin plass i Office. Det å kommentere innholdet i et dokument utenfor selve dokumentet er en nyttig funksjon mange har savnet.

 
Nye Office 2010 inneholder en rekke andre nye og forbedrede funksjoner, blant annet i forhold til integrert bildebehandling, nye kule overganger i PowerPoint og trådvisninger i Outlook. Samtidig redigering av innhold åpner imidlertid for helt nye måter å samarbeide på. Det er lett å se hvordan arbeidsprosesser kan effektiviseres og forbedres gjennom dette. Andre leverandører har hatt tilsvarende funksjoanlitet i sine nettbaserte tjenester en periode. Nå er dette på plass både i Office – klienten og i den nye web baserte Office Web Applications som gir tilsvarende funksjoanalitet gjennom nettleseren.

Samtidig redigering som vist over er ikke tilgjengelig i Excel 2010.

Og jeg må si: Dette er kraftige saker.

Vi som har jobbet med kunnskapsindeksen i eWay (et publiseringsverktøy utviklet av ErgoGroup) i noen år vet hva kategorisering og hierarkiske strukturer kan benyttes til.

Nå er dette også tilgjengelig ut av boksen i SharePoint 2010. Dette vil gjøre det både mulig og brukervennlig å håndtere større mengder innhold både i forhold til navigasjon og filtrering. Eksempelet under viser standarddialogen for å velge et element i strukturen, her en prosjektstruktur.

Blir forresten imponert over grensesnittet (GUI) i SharePoint 2010.
Ribbon-løsningen er genial.

Det er også spennende å se hvordan Microsoft har implementert dette i Office 2010. Har hørt mange kolleger og kunder som har fortvilt over DIP (Document Information Panel) i toppen av skjermen. Rett ut av boksen i SharePoint 2010 oppstår metadatafeltene på en egen oversiktelig side. Klikk på “Managed Metadata” – feltet gir samme hierarkiske dialog som den i SharePoint – slik skal det være.

De viktigste aspektene ved virksomhetsarkitektur er de som viser sammenhengen mellom ulike perspektiver: hvilke systemer som lagrer hvilken informasjon, hvilke applikasjoner som er involvert i hvilke prosesser osv.

Virksomhetsarkitektur handler om forretningsprosesser, informasjon, applikasjoner, tjenester/integrasjoner ,teknologi og infrastruktur, drift og sikkerhet.

Hvorfor virksomhetsarkitektur?
Et viktig spørsmål er: Hvorfor skal vi definere en virksomhetsarkitektur? Det er mange gode grunner til det. En solid og gjennomtenkt virksomhetsarkitektur bidrar til å samordne informasjon, gjøre håndtering av den informasjonen enklere, det blir enklere å automatisere de riktige prosessene og det går raskere å anskaffe og integrere nye applikasjoner.

Et viktig aspekt ved virksomhetsarkitektur er at du sikrer at nye systemer og applikasjoner passer til eksisterende infrastruktur, og dermed kan du fokusere på å tilpasse IT-investeringer til faktiske forretningsmessige behov, på tvers av prosjekter og forretningsenheter.

Hvilke gevinster?
Å kartlegge virksomhetsarkitekturen og definere et målbilde på en skikkelig måte gir mange gevinster. Man unngår duplisering av informasjon, innhold og funksjonalitet, og man får applikasjoner som i høyere grad er integrert og systemer som snakker sammen.

Datakvaliteten øker og man henter ut gevinster i form av økt effektivitet og produktivitet. Man får også gjenbrukt funksjonalitet istedenfor å finne opp hjulet gang på gang.

Hvordan gjøres det?
Et virksomhetsarkitekturprosjekt må være i tråd med forretningsstrategien, og derfor får vi gjerne de fasene vi ser i figuren under.

De to viktigste rammeverkene innen virksomhetsarkitektur er:

• TOGAF (The Open Group Architecture Framework) – http://www.togaf.org
• Zachman Framework – http://www.zachmaninternational.com

En typisk utfordring her er at en organisasjon begynner å ta i bruk enten TOGAF eller Zachman, uten å se sammenhengen mellom de to. Ingen av de to rammeverkene gir et komplett svar på hvordan man praktisk og pragmatisk får definert et målbilde for virksomhetsarkitektur. Svaret på denne utfordringen er å fokusere på ulike abstraksjonsnivåer og perspektiver i ulike iterasjoner, og konkretisere hvilke mest sentrale arkitekturartefakter som skal leveres i hver aktivitet.

Figuren over fremhever noen av de mest sentrale konkrete arkitekturartefaktene som bør produseres i de arkitekturtunge aktivitetene i TOGAF-rammeverket. Eksempler:

• businessarkitektur: prosesslandskapet detaljeres til prosessmodeller i senere iterasjoner
• informasjonsarkitektur: den konseptuelle informasjonsmodellen detaljeres innen de mest aktuelle informasjonsdomenene i senere iterasjoner

Virksomhetsarkitektur og SOA
SOA (Service Oriented Architecture) er fortsatt en populær retning innen IT-arkitektur, fordi det ofte gjør skillet mellom forretning og IT mer håndterbart. Typiske gevinster man ønsker å oppnå med SOA er:

• gjenbrukbare funksjonelle enheter på tvers av forretningsenheter og prosjekter
• raskere prosessimplementering
• mer fleksibilitet i forhold til forretningsmodell

Her er det viktig å huske at forretningen gir føringer til virksomhetsarkitektur, virksomhetsarkitektur gir føringer til tjenesteorientert arkitektur, som igjen gir føringer til virksomhetsbred integrasjon. Ulike arkitekturperspektiver og arkitekturartefakter på virksomhetsnivå må derfor bidra til bedre utnyttelse av mulighetene i en tjenesteorientert arkitektur.

Målet er å lage de riktige tjenestene, og gjøre de tjenestene gode: