Det er noe som ikke fungerer. Noe er galt. Hundrevis av dokumenter med tilnærmet likt innhold ligger spredt utover mapper med kryptiske betegnelser. Filer har alle former for navn, noen korte og presise, andre med underscore og kodeaktige kombinasjoner. Det er nærmest umulig å finne den korrekte versjonen av noe som helst. Kopier og varianter produseres i et stadig økende tempo. Det finnes visstnok ansatte med en umenneskelig evne til å finne frem og holde oversikt, men disse nøkkelressursene vokter sine hemmeligheter vel, de er vanskelig å få i tale.

Det diskuteres i gangene, på møter, på vei til lunsj, i heisen. Ingen har kontroll, sies det, ingen tar ansvar for prosesser og innhold i organisasjonen.

Er organisasjonen i ferd med å råtne innenfra? Vil det noensinne herske orden og system, slik at medarbeider A på en rask og enkel måte finner informasjon produsert av medarbeider B? Vil det noen gang være mulig å søke frem kunnskap om et gitt tema på tvers av kontor, land og avdelinger? Vil toppledelsen kunne sitte i et møte og hente pålitelige tall og analyser, der og da? Lar det seg gjøre å fange kompetansen som Y har opparbeidet før hun forsvinner til konkurrenten?

Det finnes en løsning

Ja. Det er mulig. Det er fullt mulig, og lar seg løse ved hjelp av et standardprodukt. Det heter Microsoft SharePoint 2010. Men det stopper ikke med anskaffelse av ny teknologi.

Det lar seg ikke gjøre ved å installere produktet på en ledig server hos it-avdelingen og håpe på bedre tider. Det er nemlig ikke gitt en it-medarbeider å kjenne behovet, kulturen, frustrasjonene, prosessene, rutinene eller kompetansen til samtlige medarbeidere i en moderne organisasjon. Det er heller ikke gitt en it-medarbeider å lære seg alle funksjoner og konfigurasjoner som dekker det samlede behovet, for så å misjonere, trene og lede alle gjennom en implementeringsfase, og til slutt drive proaktiv brukerstøtte og forbedringsarbeid.

Nei, det er det bare et planlagt prosjekt som kan gjøre, hvor tverrfaglige ressurser jobber sammen mot et felles mål, tuftet på en solid forankring i toppen.

Hvordan implementere SharePoint?

I ErgoGroup kaller vi denne metoden for EGSIF (ErgoGroup SharePoint Implementation Framework).

EGSIF er en firestegs metode med sjekklister, maler, struktur og referanser.  En metodikk som kombinerer vår erfaring fra gjennomførte prosjekter med anbefalinger fra Microsoft, samt rådgivningsmodeller fra tilstøtende fagfelt. Et intranett er en multifaglig øvelse, tenker vi, og det krever derfor en tverrfaglig tilnærming.

Den som spør skal få svar, heter det. Et EGSIF-prosjekt stiller derfor mange spørsmål, og gjennom de fire fasene samles og organiseres svarene for gjenbruk i implementeringsprosjektet. Her er noen av områdene som undersøkes:

Visjon og Strategi

• Hvordan kan løsningen støtte selskapsstrategi på kort og lang sikt?
• Hvilke områder gir størst gevinst, hvor bør vi starte?
• Hvordan kan vi måle gevinster kvantitativt?
• Hva skal til for å lykkes – akkurat her hos oss?
• Hvilke pågående prosjekter grenser opp mot dette arbeidet?
• Hvordan kan vi trekke med og motivere de ansatte?
• Hva er kjennetegn på suksess?

Prototyping og planlegging

• Hvordan skal ansatte informeres underveis?
• Hvilke kurspakker skal vi tilby og hvordan måler vi kompetanse?
• Hva kreves av infrastruktur og programvare?
• Hva med grafisk design?
• Hvordan skal informasjon og funksjonalitet struktureres og organiseres?
• Hvordan skal brukere orientere seg i løsningen?
• Hvilke navn og termer skal vi bruke på informasjon?
• Hvem skal få lov til hva?

Implementering

• Når starter vi, når slutter vi?
• Hvordan skal løsningen driftes?
• Hva med brukerstøtte og dokumentasjon?
• Behov for skreddersøm?
• Behov for integrasjon?
• Gjennomføring av test og akseptanse

Evaluering og etterarbeid

• Klarer vi å måle gevinstene, har vi lykkes?
• Hvordan går vi videre, hva nå?
• Hva mener brukerne selv?
• Har vi riktig kompetanse, trenger vi ytterligere opplæring?
• Hva må vi gjøre bedre neste gang?

Spørsmålene i denne listen er en liten del av det vi har spurt oss selv om, og hvor vi har samlet inn og katalogisert ulike svar. Den komplette listen er trygt lagret her hos oss, både som SharePoint-maler, Project-filer og grupper av dokumenter.

Hvorfor gjør vi det på denne måten? Jo, fordi vi ønsker at du skal få maksimalt igjen for din investering i ny teknologi, og fordi en vellykket implementering er vår garanti for en god relasjon. Men selvfølgelig, og mest av alt, fordi SharePoint 2010 er mye mer enn teknologi. Det er en plattform for å løse menneskelige utfordringer, med mennesker i sentrum, og hvor løsningen ikke alltid krever den største teknologiske innsikt, men også en porsjon bondevett og et lyttende øre.

SharePoint åpner en verden av løsninger. Likevel hjelper det lite om man ikke evner å plukke rett verktøy til rett utfordring. Nettopp derfor har vi utviklet EGSIF.

So lets first look at two of the new features for Business Intelligence that are in SharePoint 2010.

PowerPivot

PowerPiviot or as its previous project codename “Gemini” is a new feature that allows you to move massive amounts of data around in seconds. Where before pivot tables could end up being very big and cumbersome, PowerPivot is the superhero edition, in that it can manage large volumes of data quickly and easily. In addition you can build new applications with Excel that can published to SharePoint, essentially allowing your Excel wizards to create data driven applications quickly.

You can take a look at some of the online demonstrations of PowerPivot here

Visio Services

Another new addition to SharePoint is Visio Services which allows you to share your Visio diagrams across the organization by publishing them to SharePoint. This helps to reduce licensing costs and also administrative overheads by removing the requirement for either Visio or Visio viewer to be installed on the client computer.

Additionally by using data enabled Visio diagrams you can make updatable documents with data coming from a number of data sources. In essence you will never need to manually update the document again before distribution. Multiple diagrams can be combined to give better information to your users.

SQL Server 2008 R2

Now we can take a look at the new Report Builder 3.0 that is included with SQL Server 2008 R2 Reporting Services.

SQL Server Reporting Services has undergone an overhaul in the latest edition of SQL Server 2008 R2. The service front end has been updated with a better interface and now has AJAX support. One small thing that will make life a lot easier for the users is the addition of a cancel button if you run the wrong report by accident.

Report Builder 3.0

The new Report Builder 3.0 now has support for geo spatial data and maps which can improve the visualization of your data dramatically. Maps are a very strong visual tool and by having spatially aware data you can make your reports more interactive and give a sense of scale across distance.

Reports can also be made as ATOM feeds which means they can be consumed by standard RSS readers such as Outlook 2010 and also can be used by PowerPivot as a data source and thus making your data linking much easier and quicker.

This is only a sneak peak at some of the features that have been released as part of the toolset in Microsoft Business Intelligence stack and I will be giving a presentation on these tools and more at IT Galla 2010 in ErgoGroup Stavanger on June 3rd 2010. You can register for this event here.

Det har også hendt at kunder har spurt meg om vi ikke burde vurdere SharePoint. Hva? SharePoint? Som CMS? Og til tross for at det finnes svært omfattende og gode nettsider på SharePoint, har de fleste valgt annerledes etter å ha vurdert innebygget funksjonalitet – og kanskje pris.

Men som alt annet her i livet; ting forandrer seg. Nå er det SharePoint sin tur til å forandre noe, nemlig mitt syn på hva et CMS kan og bør være. Nå slippes SharePoint 2010! Her har det hendt store ting, både i forhold til prismodell og funksjonsrikdom.

Men likevel, hvorfor SharePoint som publiseringsverktøy?

For det første; nettsider er i stigende grad et nav for en digital dialog som foregår på flere arenaer. Selve hjemmesiden er forsatt viktig, men langt fra det eneste stoppestedet. Moderne nettsider har behov for en dynamikk som favner både interne og eksterne informasjonskilder, samt integrasjon mot og med sosiale arenaer – på begge sider av brannmuren.  Drømmen er ikke lenger en arkitekttegnet og avsluttet hjemmeside, men en friluftsscene hvor et bredt publikum finner det relevant å bruke sin tid.

For det andre; brukere vil ikke bare lese og la seg underholde. De vil delta. De vil dele, søke, bestille, kommentere, filtrere, rangere og samarbeide.  Da er man avhengig av et verktøy med nære bånd til bakenforliggende informasjon, ressurser og systemer. Og med nære bånd tenker jeg på integrasjon og samspill – rett ut av boksen.

For det tredje; skillet mellom forretningsprosesser og hjemmeside viskes ut. Den digitale flaten er en del av prosessen, og brukerens medvirkning bør kontinuerlig korrigere organisasjonen. Dette krever en løsning hvor flere enn webredaktøren deltar, og hvor publisering kan inngå i en større sammenheng, eller helst; bli en naturlig del av hverdagen for de fleste av oss.

Nei, SharePoint er ikke alene om å åpne for slike muligheter, men på grunn av tette bånd mellom kontorstøtte, arkiv, arbeidsflyt og publisering, er produktet nærmest skreddersydd for å bygge det trippelnettet vi snakket så ivrig om for 10 år siden. Tiden er kommet!

Til slutt: For bedriften som fortsatt tenker at det holder med ”visittkort på nett”, så finnes det kjappere løsninger: Last ned WordPress og sett i gang. Men for de som vil gjøre alvor av å knytte informasjon, kunnskap, prosesser og brukere sammen i en verdikjededialog, og således har behov for en plattform å bygge sin samtidsscene på: Ta en kikk på SharePoint 2010, og la deg imponere!

Og jeg må si: Dette er kraftige saker.

Vi som har jobbet med kunnskapsindeksen i eWay (et publiseringsverktøy utviklet av ErgoGroup) i noen år vet hva kategorisering og hierarkiske strukturer kan benyttes til.

Nå er dette også tilgjengelig ut av boksen i SharePoint 2010. Dette vil gjøre det både mulig og brukervennlig å håndtere større mengder innhold både i forhold til navigasjon og filtrering. Eksempelet under viser standarddialogen for å velge et element i strukturen, her en prosjektstruktur.

Blir forresten imponert over grensesnittet (GUI) i SharePoint 2010.
Ribbon-løsningen er genial.

Det er også spennende å se hvordan Microsoft har implementert dette i Office 2010. Har hørt mange kolleger og kunder som har fortvilt over DIP (Document Information Panel) i toppen av skjermen. Rett ut av boksen i SharePoint 2010 oppstår metadatafeltene på en egen oversiktelig side. Klikk på “Managed Metadata” – feltet gir samme hierarkiske dialog som den i SharePoint – slik skal det være.

MEN:

Styrken til SharePoint (både WSS og MOSS) er jo nettopp det faktum at det er relativt enkelt å installere, og du får raskt et hvelv av muligheter som er både enkle å sette opp og tilpasse.

Enten om det er snakk om oppgavestyring, dokumenthåndtering eller publisering av informasjon. Dette er noe de fleste med IT-bakgrunn kan klare med litt for mye ledig tid for hånden. Så hvorfor må alle slike “siter” se så kjedelige ut? Hvorfor ikke bruke 10 minutter ekstra på litt design? Brukere er i dag tross alt ganske bortskjemte på dette området, og en standard tilpasset SharePoint-site går i så måte tilbake til steinalderen. 

Løsningen kan være enkel, og kan settes opp på 10 minutter UTEN kode (jeg lover)

Microsoft lanserte for en tid tilbake 10 “temaer” til SharePoint. Personlig likte jeg dem godt, men installasjonsprosessen krevde noe kunnskap utover ”superbruker” på SharePoint.

Dette er nå tatt hånd om av en gjeng SharePoint-entustiaser,og laget om til en installasjonspakke du enkelt kan installere på serveren. Link til temaene og nedlasting finnes på denne siden. Installasjonen går knirkefritt, men må gjøres på serveren du kjører SharePoint. Deretter er det bare å velge det “temaet” du vil ha på siden din. Alle 10 ligger “automagisk” sammen med alle de tidligere (og kjedelige?) temaene som forhåndspakkes med SharePoint.

Nå er det bare å legge inn logo og kanskje noen bilder for å få “gjennkjennelseseffekten” på siden, og vips: Et penere alternativ til den eksisterende SharePoint-siden på 10 minutter.

Lykke til

For de mange som nå tenker ”er ikke det innlysende?” så virker det på meg som dere enten tar feil, eller ikke har fått jobben med å sette opp de løsningene jeg har møtt hos kunder i det siste…

Windows Server 2003 eller 2008?
La oss ta det spørsmålet rundt Windows Server 2003 eller 2008. Windows Server 2008!!

Det er 60 IT-år siden 2003 ble sluppet, og da var web og Internett noe man ”kunne kjøre hvis man trengte det”. Til sammenligning er Windows 2008 laget for web og .NET-applikasjoner, og frem til siste betaversjoner var faktisk Windows SharePoint Services en innebygget rolle.

Du kan gjerne sammenligne dette med biler: Joda, det er sikkert kult å bøye ut skjermene og montere ekstra brede feite hjul på bilen, og med effektpotte og diverse utfresninger på motorblokka går det nok mye raskere. Men du kommer ikke utenom det faktum at du kjører en Volvo Amazon fra tidlig 60-tallet sammenlignet med en 2010-modell sportsbil fra et bilfirma i Bayern…

Når sant skal sies må du også legge til service pack og noen patcher for å få Windows Server 2008 helt oppdatert, men sammenlignet med jobben du har med å legge til komponenter og patche opp en Windows Server 2003, blir dette småtterier. Dersom du slutter å telle ved Service Pack 2 er det 793 patcher og fixer til Windows Server 2003! Det er vel nesten flere enn det er tilskuere på en gjennomsnittlig norsk tippeligakamp…

Ja, jeg vet det er mange som sier ”men 2003 har jo vært der så mye lengre, og det er så mye rart i 2008”. Til dere kan jeg egentlig kun si at verden går videre, og at dersom dere ikke ennå har satt dere godt inn i hva 2008 har å by på er det på høy tid å gjøre det.

32bit eller 64bit?
Så til spørsmålet om det ”holder” med 32bit, eller om man skal benytte 64bit. Her er det egentlig også ganske så enkelt, selv om dette kanskje tvinger seg naturlig frem med tiden. 32bit tilhører gamledager, og det er ikke lengre snakk om at 64bit ”er noe som kommer”. De fleste servere som selges i dag kan håndtere 64bit (og da snakker jeg ikke om IA64/Itanium, men om EMT64 for de som er teknisk interessert), og installerer du da 32bit operativsystem på denne går du glipp av den enorme ytelsesforbedringen du faktisk har investert i. Man behøver ikke ha behov for å installere terrabytes med minne i serveren for å få glede av dette, selv om minnebegrensningene for 32bit begynner å bli plagsomme. Trekker vi bil-analogien videre, så er det vel ikke så mange som ville fylle diesel på bensinbilen sin…

Dersom du trenger en siste god grunn for å bruke 64bit for SharePoint, så kan du også se litt lengre fremover i tid, når du med spente, skjelvende hender skal til å oppgradere din SharePoint løsning til SharePoint Server 2010. Da MÅ du nemlig bruke 64bit.
Se for øvrig Microsoft SharePoint Team Blog.

Så for de av dere som skal i gang med nyinstalleringer, eller vurderer å utvide farmen med flere servere, kom dere over på Windows Server 2008 64bit! I tillegg er det jo heller ikke ulovlig å planlegge litt før neste oppgradering. ;o)

Mvh
Morten

Like greit å innrømme det med en gang. Etter å ha gjort mine første barneskritt i SharePoint Portal Server 2001, blitt lettere forelsket i SharePoint 2003 og tråklet meg håpefullt gjennom diverse beta versjoner av WSS 3 og MOSS 2007, må jeg nå innrømme at fasinasjonen over dette produktet begynner å ligne enn ”R rating” for amerikanske filmer.

Egentlig er jeg opprinnelig en infrastruktur mann, med bakgrunn fra alle NOS sin mor; Novell. Konverterte imidlertid som mange over til Microsoft, og har i flere år undervist i Windows servere, klienter, Terminal Server, virtualisering og alt annet som gjorde livet verdt å leve. Parallelt med dette har jeg derimot alltid jobbet med salg, strategi og organisasjonutvikling (Og hvor mange tenkte “Hæ?!” nå?). Hvorfor? Jo delvis fordi interessen alltid har vært to-delt, men mest fordi man kan aldri fullt ut forstå den ene delen om man ikke også skjønner den andre! Skal man designe, implementere og drifte en løsning, så er det jo greit å vite hvorfor? Samtidig skal onde tunger ha det til at jeg har et defekt gen, men det er en annen historie…

Hvorfor så fortelle dette i det første innlegget? “Skulle vi ikke lese om teknologi?” spør du kanskje. Men dette er for meg også det som lettest forklarer hva og hvorfor du vil lese det du gjør i mine innlegg; nemlig tips, råd, meninger og utfordringer til deg som leser, innenfor både teknologiske problemer og strategiske valg med løsningen!