Mange har sikkert brukt e-post for å sende dokumenter på omgang mellom de enkelte som skulle bidra, eller brukt sjekket dokumenter inn og ut i SharePoint for å styre oppdatering og versjoner.

Nå får vi en mye bedre og kraftigere versjon i og med at mange samtidig kan oppdatere og dermed arbeide i samme dokument. Dette er vakkert løst i en kombinasjon av SharePoint, OCS (Office Communications Server) og Office 2010 som fremstår naturlig og enkelt for sluttbrukere.

Når du åpner et dokument som andre allerede har åpnet, eller når andre åpner “ditt dokument” for redigering, varsles du om dette i statuslinjen nederst på skjermen:

 
Du kan da klikke på ikonet og få se mer informasjon om de andre som redigerer dokumentet. Blant annet kan du ta kontakt via OCS og sende lynmeldinger, ringe eller sende e-post. Du kan også se status på de andre fra kalender etc.

Når andre brukere oppdaterer dokumentet, ser du ikke det med det samme, men du varsles om at oppdateringer er tilgjengelige. Vi får altså ikke en synkron oppdatering av hva den / de andre brukerne skriver, men varsles om at noe endret og kan hente disse oppdateringene inn.

Slike endringer markeres så i teksten med egen farge og angivelse av hvilken bruker som har foretatt endringene. I eksempelet under har Roger lagt inn et nytt avsnitt. Du kan da klikke på det grønne ikonet og ta direkte kontakt med ham via OCS eller andre kanaler.

Dersom du har ansvar for en spesiell del av dokumentet og vil holde andre unna, har du også en funksjon for dette. Ved å høyreklikke og velge “Block Authors” låser du tilgangen til din del av dokumentet. Andre som forsøker å skrive der, får melding om at den delen er sperret.

I tillegg til funksjonene inne i selve dokumentet, har Office også fått en flott ny side som Microsoft kaller Backstage. Denne ligger under File-menyen, som nå endelig er tilbake i Office-plattformen igjen. Backstage inneholder en rekke nyttige funksjoner som forhåndsvisning av utskrift, tilgang til metadata, varianter for lagring og sending med mer i tillegg til oversikt over hvem som redigerer innholdet.

Under er et eksempel som viser et dokument som redigeres av tre personer. Legg merke til “Save”-knappen som viser at det finnes oppdateringer tilgjengelig + Note Board som kan brukes til å kommentere innholdet. Nyttige funksjoner som nå har funnet sin plass i Office. Det å kommentere innholdet i et dokument utenfor selve dokumentet er en nyttig funksjon mange har savnet.

 
Nye Office 2010 inneholder en rekke andre nye og forbedrede funksjoner, blant annet i forhold til integrert bildebehandling, nye kule overganger i PowerPoint og trådvisninger i Outlook. Samtidig redigering av innhold åpner imidlertid for helt nye måter å samarbeide på. Det er lett å se hvordan arbeidsprosesser kan effektiviseres og forbedres gjennom dette. Andre leverandører har hatt tilsvarende funksjoanlitet i sine nettbaserte tjenester en periode. Nå er dette på plass både i Office – klienten og i den nye web baserte Office Web Applications som gir tilsvarende funksjoanalitet gjennom nettleseren.

Samtidig redigering som vist over er ikke tilgjengelig i Excel 2010.

Og jeg må si: Dette er kraftige saker.

Vi som har jobbet med kunnskapsindeksen i eWay (et publiseringsverktøy utviklet av ErgoGroup) i noen år vet hva kategorisering og hierarkiske strukturer kan benyttes til.

Nå er dette også tilgjengelig ut av boksen i SharePoint 2010. Dette vil gjøre det både mulig og brukervennlig å håndtere større mengder innhold både i forhold til navigasjon og filtrering. Eksempelet under viser standarddialogen for å velge et element i strukturen, her en prosjektstruktur.

Blir forresten imponert over grensesnittet (GUI) i SharePoint 2010.
Ribbon-løsningen er genial.

Det er også spennende å se hvordan Microsoft har implementert dette i Office 2010. Har hørt mange kolleger og kunder som har fortvilt over DIP (Document Information Panel) i toppen av skjermen. Rett ut av boksen i SharePoint 2010 oppstår metadatafeltene på en egen oversiktelig side. Klikk på “Managed Metadata” – feltet gir samme hierarkiske dialog som den i SharePoint – slik skal det være.