SharePoint 2010 – mer enn teknologi

Å innføre SharePoint i virksomheten handler om mye mer enn teknologi. Det handler like mye om mennesker, prosesser, strategi, brukeropplevelse, opplæring og motivasjon.

Det er noe som ikke fungerer. Noe er galt. Hundrevis av dokumenter med tilnærmet likt innhold ligger spredt utover mapper med kryptiske betegnelser. Filer har alle former for navn, noen korte og presise, andre med underscore og kodeaktige kombinasjoner. Det er nærmest umulig å finne den korrekte versjonen av noe som helst. Kopier og varianter produseres i et stadig økende tempo. Det finnes visstnok ansatte med en umenneskelig evne til å finne frem og holde oversikt, men disse nøkkelressursene vokter sine hemmeligheter vel, de er vanskelig å få i tale.

Det diskuteres i gangene, på møter, på vei til lunsj, i heisen. Ingen har kontroll, sies det, ingen tar ansvar for prosesser og innhold i organisasjonen.

Er organisasjonen i ferd med å råtne innenfra? Vil det noensinne herske orden og system, slik at medarbeider A på en rask og enkel måte finner informasjon produsert av medarbeider B? Vil det noen gang være mulig å søke frem kunnskap om et gitt tema på tvers av kontor, land og avdelinger? Vil toppledelsen kunne sitte i et møte og hente pålitelige tall og analyser, der og da? Lar det seg gjøre å fange kompetansen som Y har opparbeidet før hun forsvinner til konkurrenten?

Det finnes en løsning

Ja. Det er mulig. Det er fullt mulig, og lar seg løse ved hjelp av et standardprodukt. Det heter Microsoft SharePoint 2010. Men det stopper ikke med anskaffelse av ny teknologi.

Det lar seg ikke gjøre ved å installere produktet på en ledig server hos it-avdelingen og håpe på bedre tider. Det er nemlig ikke gitt en it-medarbeider å kjenne behovet, kulturen, frustrasjonene, prosessene, rutinene eller kompetansen til samtlige medarbeidere i en moderne organisasjon. Det er heller ikke gitt en it-medarbeider å lære seg alle funksjoner og konfigurasjoner som dekker det samlede behovet, for så å misjonere, trene og lede alle gjennom en implementeringsfase, og til slutt drive proaktiv brukerstøtte og forbedringsarbeid.

Nei, det er det bare et planlagt prosjekt som kan gjøre, hvor tverrfaglige ressurser jobber sammen mot et felles mål, tuftet på en solid forankring i toppen.

Hvordan implementere SharePoint?

I ErgoGroup kaller vi denne metoden for EGSIF (ErgoGroup SharePoint Implementation Framework).

EGSIF er en firestegs metode med sjekklister, maler, struktur og referanser.  En metodikk som kombinerer vår erfaring fra gjennomførte prosjekter med anbefalinger fra Microsoft, samt rådgivningsmodeller fra tilstøtende fagfelt. Et intranett er en multifaglig øvelse, tenker vi, og det krever derfor en tverrfaglig tilnærming.

Den som spør skal få svar, heter det. Et EGSIF-prosjekt stiller derfor mange spørsmål, og gjennom de fire fasene samles og organiseres svarene for gjenbruk i implementeringsprosjektet. Her er noen av områdene som undersøkes:

Visjon og Strategi

• Hvordan kan løsningen støtte selskapsstrategi på kort og lang sikt?
• Hvilke områder gir størst gevinst, hvor bør vi starte?
• Hvordan kan vi måle gevinster kvantitativt?
• Hva skal til for å lykkes – akkurat her hos oss?
• Hvilke pågående prosjekter grenser opp mot dette arbeidet?
• Hvordan kan vi trekke med og motivere de ansatte?
• Hva er kjennetegn på suksess?

Prototyping og planlegging

• Hvordan skal ansatte informeres underveis?
• Hvilke kurspakker skal vi tilby og hvordan måler vi kompetanse?
• Hva kreves av infrastruktur og programvare?
• Hva med grafisk design?
• Hvordan skal informasjon og funksjonalitet struktureres og organiseres?
• Hvordan skal brukere orientere seg i løsningen?
• Hvilke navn og termer skal vi bruke på informasjon?
• Hvem skal få lov til hva?

Implementering

• Når starter vi, når slutter vi?
• Hvordan skal løsningen driftes?
• Hva med brukerstøtte og dokumentasjon?
• Behov for skreddersøm?
• Behov for integrasjon?
• Gjennomføring av test og akseptanse

Evaluering og etterarbeid

• Klarer vi å måle gevinstene, har vi lykkes?
• Hvordan går vi videre, hva nå?
• Hva mener brukerne selv?
• Har vi riktig kompetanse, trenger vi ytterligere opplæring?
• Hva må vi gjøre bedre neste gang?

Spørsmålene i denne listen er en liten del av det vi har spurt oss selv om, og hvor vi har samlet inn og katalogisert ulike svar. Den komplette listen er trygt lagret her hos oss, både som SharePoint-maler, Project-filer og grupper av dokumenter.

Hvorfor gjør vi det på denne måten? Jo, fordi vi ønsker at du skal få maksimalt igjen for din investering i ny teknologi, og fordi en vellykket implementering er vår garanti for en god relasjon. Men selvfølgelig, og mest av alt, fordi SharePoint 2010 er mye mer enn teknologi. Det er en plattform for å løse menneskelige utfordringer, med mennesker i sentrum, og hvor løsningen ikke alltid krever den største teknologiske innsikt, men også en porsjon bondevett og et lyttende øre.

SharePoint åpner en verden av løsninger. Likevel hjelper det lite om man ikke evner å plukke rett verktøy til rett utfordring. Nettopp derfor har vi utviklet EGSIF.