Bærum kommune dropper trolig planene om utvikling av økonomisystem basert på fri programvare. Konklusjonen er riktig, og belyser utfordringene som offentlige virksomheter står overfor i valget mellom å igangsette store utviklingsprosjekter eller kjøpe velprøvde systemløsninger.
40 millioner kroner regnet Bærum kommune med å spare. Det sa en stolt prosjektleder i Bærum til Computerworld i juni 2008, da han fortalte om kommunens planer for et nytt økonomisystem basert på fri programvare. Nå ser det ut til at kommunen går for et økonomisystem fra hyllevare, heller enn en friprog-løsning.
Vanskelig veivalg
Bærums vanskelige veivalg belyser noen av de problemstillingene som norske kommuner står overfor når de nå vurderer framtidige økonomi- og ERP-løsninger, hvor fri programvare kan være ett av alternativene. I denne kronikken vil jeg kort skissere hva disse problemstillingene går ut på.
Fra regnskap til styring
La oss starte med det grunnleggende: Hvorfor trenger kommunene moderne økonomisystemer? Forklaringen er at vi har gått fra enkle til komplekse forventinger og behov. Gårsdagens ”regnskapsløsninger” var utviklet av kommunenes egne datasentraler, og brukt av noen få fagressurser. I dag har kommunene behov for omfattende virksomhetsstyringssystemer som skal brukes av hele organisasjonen.
De viktigste driverne av endringen har vært nye krav til for eksempel rapportering, teknologiskifter, endring i regler og ønske om effektivisering. Moderne ERP-systemer bidrar til dette, blant annet ved å fange data der hvor de oppstår. Det gir bedre og mer korrekt styringsinformasjon til enhver tid, og dermed grunnlag for å ta bedre beslutninger og endre kurs i tide.
Tre aktører, tre systemer
Neste faktor for kommunene er valg av system. På det norske kommunale ERP-markedet kan de i praksis velge mellom tre store aktører: Visma, EDB og ErgoGroup.
ErgoGroup benytter i dag en løsning basert på Agresso. Over 50 prosent av Norges befolkning bor i dag i en kommune hvor ErgoGroup har levert sitt økonomistyringssystem.
Visma Unique utvikler selv sine løsninger, og har en tilpasset løsning til det kommunale markedet. EDB faser i disse tider ut Masterpiece, til fordel for en offentlig tilpasset SAP-løsning. I tillegg kommer altså muligheten til å utvikle et eget system fra grunnen, for eksempel ved hjelp av fri programvare, slik Bærum kommune hadde skissert.
Store investeringer
Sist, men ikke minst, må enhver virksomhet vurdere de økonomiske rammene for prosjektet.
Det norske, offentlige ERP-markedet er lite og har spesielle krav som stadig endrer seg. Det fordrer jevnlige tilpasninger – og dermed store investeringer – i ethvert system. Samtidig har endrede behov og krav til nye løsninger gjort at kompleksiteten har økt enormt de siste ti årene. Mens man tidligere kunne utvikle egne regnskapsløsninger til et millionbeløp, benyttes nå internasjonale standard ERP-løsninger som har kostet milliardbeløp å utvikle.
Usikre utviklingsprosjekter
Erfaringen har vist at skreddersøm og spesialtilpasninger er kostbart, og påfører oppdragsgiver store vedlikeholdsforpliktelser. Dette er årsaken til at standardiserte løsninger har fått stadig større utbredelse. Gode løsninger er nå tilgjengelig for en langt mer overkommelig pris, ofte levert som en tjeneste (software as a service) som betales per bruker. Det gir åpenbart en betydelig lavere risiko – og her er min hovedbekymring og mitt viktigste poeng i denne sammenhengen: Det norske kommunale markedet er for lite til å dekke kostnadene ved å utvikle og vedlikeholde en særegen ERP-løsning som skal møte framtidens krav. Og hvorfor skal en offentlig aktør ta risikoen med å starte en stor utviklingsprosess med ukjent utgang, når det finnes velprøvde ”hylleløsninger” med stor utbredelse?
Standardisert og trygt
Vi mener at innovasjon og konkurranse er positivt på alle måter. Vi skal derfor ikke utelukke at andre kan finne løsninger som er billigere og smartere enn våre. Likefullt vil jeg oppfordre kommuner og andre offentlige virksomheter til å tenke seg nøye om før de takker ja til nye systemutviklingsprosjekter innen økonomi- og ERP-løsninger. Utviklingskostnadene er én faktor. Deretter kommer framtidige vedlikeholds- og driftskostnader.
For de fleste offentlige virksomheter vil standardiserte løsninger være et godt alternativ. Fri programvare har sine fordeler. Men jeg tror at fri programvare egner seg best for løsninger som favner et større marked hvor flere kan tenkes å bidra til utviklingen og hvor kompleksitet er lavere enn forframtidens ERP-løsninger.
Det endelige valget er selvsagt opp til hver enkelt virksomhet. Så vil erfaringen vise om den valgte løsningen fanger, eller setter fri!.
