Nytt i WS2008 R2: Bruk av ”File Management Tasks” for håndtering av utdaterte filer på filservere

Filområder som akkumulerer utdatert data og vokser uten kontroll har lenge vært et problem for både brukere og systemadministratorer som må adressere problemer knyttet til håndtering av store datamengder. Løsningene er mange og varierer fra introduksjon av skripter for flytting og sletting av gamle filer til implementering av avanserte systemer for arkivering og de-duplisering av data på servere.

I denne artikkelen skal jeg vise hvordan den nye ”File Management Tasks” funksjon i Windows Server 2008 R2 kan benyttes for å håndtere utdaterte filer på filservere.

”File Server Resource Manager” (FSRM) har blitt oppgradert i R2 versjon av Windows Server 2008 og inkluderer nå, blant annet, en ”File Management Tasks”-funksjon som presenterer et rammeverk for automatisering av filserveradministrasjon i Windows Server.

Rammeverket håndterer valg og filtrering av filer, varsling av brukere og administratorer, rapportering og skedulering av oppgaver mens administratorer kun må velge hvilke kommandoer som skal utføres på filene som tilfredsstiller valgkriteria.

Bruk av standard ”File Expiration”-oppgave for flytting av utdaterte filer
Den raskeste måten å sette opp arkivering av utdaterte filer i Windows Server 2008 R2 er å bruke ”File Expiration” oppgave i FSRM. Slik setter man opp ”File Expiration” task:

Start File Server Resource Manager og naviger til “File Management Tasks” i konsollen. Velg “Create File Management Task…” fra menyen for å starte FMT wizard:

Det første som må gjøres i wizard er å definere oppgavenavn og ”scope”, dvs hvilke filområder oppgaven skal gjelde for. I denne eksempel skal vi arkivere filer som ligger på hjemmeområder under ”D:\USERS” på en filserver:  Neste steg er å velge ”Action” som skal kjøres. Her bruker jeg standard ”File expiration” aksjon og velger sti til arkivmappen som parameter for kommando.
I mange tilfeller er det absolutt en fordel å varsle brukeren som eier filen før filen er flyttet til arkivlokasjon. FSRM lar administratorer velge mellom flere varslingsmuligheter i ”Notification”-side:
FSRM håndterer også logging av aksjoner som utføres i forbindelse med filadministrasjonsoppgave og kan generere rapporter i ulike format:
Filer som skal omfattes av oppgaven velges ved å definere valgkriterier på ”Condition”-side. Her velger jeg alle filer som har ikke vært endret i de siste 600 dager
Tidsplan for arkivering velges på ”Schedule” side.

Nå er det bare å klikke ”OK” og vente til neste lørdag: da skal alle filer som ikke har vært oppdatert i de siste 600 dager flyttes til arkivområdet helt automatisk.
De utålmodige kan også bruke ”Run File Management Task Now…” kommando for å starte oppryddingen med en gang:

Komprimering av utdaterte filer vha egendefinerte ”Actions” i filhåndteringsoppgave
Det er ikke uvanlig at vi vil gjøre noe mer enn bare flytte en gammel fil til en annen lokasjon i nettverket. For eksempel, de gamle filene kan komprimeres for å spare plass eller slettes etter at det har gått noen år etter siste oppdatering. ”Custom Action” i filhåndteringsoppgave kan brukes for å løse slike problemstillinger på en enkel måte.

Komprimering av filer 

Vi begynner med å definere en filhåndteringsoppgave på samme måte som i det første eksempelet, men denne gangen gjelder oppgaven for filer som ligger på arkivområde
På ”Action” side, konfigurerer jeg en egendefinert aksjon som kjører ”COMPACT” kommando for å sette ”compressed” attribute på filer
Jeg bruker ”Wildcard pattern matching condition” for å velge alle filer
Kommandoen skal kjøres hver søndag:

Nå blir alle filer som ligger på arkivområdet komprimert automatisk.

Oppsummering
”File Management Tasks” er uten tvil en nyttig og meget fleksibel funksjon som kan benyttes for automatisering av mange ulike rutiner knyttet til daglig drift og administrasjon av filservere. Nok en god grunn for å ta i bruk R2 versjon av Windows Server 2008!