Mange arbeidsplasser er organisert i siloer, både geografisk og budsjettmessig. De følger veldig en hierarkisk struktur og relasjonene går opp og ned. Det er vanskelig å krysse disse linjene, både praktisk og politisk.
Her er mitt utgangspunkt: Jo større organisasjoen er og jo mer distribuert den er jo vanskeligere blir det å samhandle.
Men hvorfor blir det slik?
Et problem er at folk har feil fokus. De fokuserer ikke på firmaet som helhet men bare sin individuelle posisjon. Noe skyldes nok egne motiver som ego, lysten på makt (det er verdi i kunnskap ser du), frykt for å si noe dumt eller å virke svake og hjelpetrengede.
Men det skyldes nok og at belønninger og målepunkter ofte følger disse siloene. Du måles på ditt avdelingsbudsjett. Dine KPI-er. Bonus gis på individ og ikke på felleskap (en annen ting er at pengebonuser ikke virker for tankearbeid men det er en annen histore).
Så hva er løsningen?
“Bryte ned siloene”? Jeg tror ikke vi skal begynne med å rive siloene, de sitter nok for godt, men vi kan gjøre noe for å bygge relasjoner på tvers av siloene. Lage kanaler og veier mellom menneskene, på tvers av hierarki og satte meninger.
En metode er den samme som folk nå bruker for å holde seg litt oppdatert på gamle barndomsvenner, klassekamerater og andre bekjente. Facebook. Som snart har en halv milliard brukere! Samme konseptet kan vi bruke innad i en bedrift og.
Med interne “facebooks” kan man bygge profiler og få et forhold til andre personer andre steder, man kan finne folk basert på interesseområder, hvem de jobber med, hva de jobber med og så videre.
Folk kan ha en aktivitetsstrøm, tilsvarende Facebook sine statusoppdateringer. Men istedenfor at det handler om hunden til naboen, handler det om jobben. Det handler om å fortelle hva man holder på med, slik at andre kan fange det opp.
Det er dette jeg kaller det nasjonale kontorlandskapet. Et virtuelt sted hvor man kan utvide noen av de fordelene et åpent landskap har.
Du trenger dog ikke å være nasjonal for å trenge dette. Det holder at dere ikke alle sammen jobber i samme rom hele tiden. Enkle metoder for å informere eller å rekke ut en hånd. Her ligger det verdi for forretningen!
Dette kommer ikke av seg selv dog. Du må gjøre en innsats utover å bare installere noen verktøy. Du må skape en delingskultur! Du må kjempe mot de kreftene vi snakket om tidligere, fremheve de som deler og byr på seg selv. Kanskje skape noen belønningssystemer som går på tvers.
Slik at man kan skape bekjentskap, skape et samhold og skape en bevissthet om hele bildet.
PowerPiviot or as its previous project codename “Gemini” is a new feature that allows you to move massive amounts of data around in seconds. Where before pivot tables could end up being very big and cumbersome, PowerPivot is the superhero edition, in that it can manage large volumes of data quickly and easily. In addition you can build new applications with Excel that can published to SharePoint, essentially allowing your Excel wizards to create data driven applications quickly.
SharePoint 2010 – mer enn teknologi
Å innføre SharePoint i virksomheten handler om mye mer enn teknologi. Det handler like mye om mennesker, prosesser, strategi, brukeropplevelse, opplæring og motivasjon.
Det er noe som ikke fungerer. Noe er galt. Hundrevis av dokumenter med tilnærmet likt innhold ligger spredt utover mapper med kryptiske betegnelser. Filer har alle former for navn, noen korte og presise, andre med underscore og kodeaktige kombinasjoner. Det er nærmest umulig å finne den korrekte versjonen av noe som helst. Kopier og varianter produseres i et stadig økende tempo. Det finnes visstnok ansatte med en umenneskelig evne til å finne frem og holde oversikt, men disse nøkkelressursene vokter sine hemmeligheter vel, de er vanskelig å få i tale.
Det diskuteres i gangene, på møter, på vei til lunsj, i heisen. Ingen har kontroll, sies det, ingen tar ansvar for prosesser og innhold i organisasjonen.
Er organisasjonen i ferd med å råtne innenfra? Vil det noensinne herske orden og system, slik at medarbeider A på en rask og enkel måte finner informasjon produsert av medarbeider B? Vil det noen gang være mulig å søke frem kunnskap om et gitt tema på tvers av kontor, land og avdelinger? Vil toppledelsen kunne sitte i et møte og hente pålitelige tall og analyser, der og da? Lar det seg gjøre å fange kompetansen som Y har opparbeidet før hun forsvinner til konkurrenten?
Det finnes en løsning
Ja. Det er mulig. Det er fullt mulig, og lar seg løse ved hjelp av et standardprodukt. Det heter Microsoft SharePoint 2010. Men det stopper ikke med anskaffelse av ny teknologi.
Det lar seg ikke gjøre ved å installere produktet på en ledig server hos it-avdelingen og håpe på bedre tider. Det er nemlig ikke gitt en it-medarbeider å kjenne behovet, kulturen, frustrasjonene, prosessene, rutinene eller kompetansen til samtlige medarbeidere i en moderne organisasjon. Det er heller ikke gitt en it-medarbeider å lære seg alle funksjoner og konfigurasjoner som dekker det samlede behovet, for så å misjonere, trene og lede alle gjennom en implementeringsfase, og til slutt drive proaktiv brukerstøtte og forbedringsarbeid.
Nei, det er det bare et planlagt prosjekt som kan gjøre, hvor tverrfaglige ressurser jobber sammen mot et felles mål, tuftet på en solid forankring i toppen.
Hvordan implementere SharePoint?
I ErgoGroup kaller vi denne metoden for EGSIF (ErgoGroup SharePoint Implementation Framework).
EGSIF er en firestegs metode med sjekklister, maler, struktur og referanser. En metodikk som kombinerer vår erfaring fra gjennomførte prosjekter med anbefalinger fra Microsoft, samt rådgivningsmodeller fra tilstøtende fagfelt. Et intranett er en multifaglig øvelse, tenker vi, og det krever derfor en tverrfaglig tilnærming.
Den som spør skal få svar, heter det. Et EGSIF-prosjekt stiller derfor mange spørsmål, og gjennom de fire fasene samles og organiseres svarene for gjenbruk i implementeringsprosjektet. Her er noen av områdene som undersøkes:
Visjon og Strategi
Prototyping og planlegging
Implementering
Evaluering og etterarbeid
Spørsmålene i denne listen er en liten del av det vi har spurt oss selv om, og hvor vi har samlet inn og katalogisert ulike svar. Den komplette listen er trygt lagret her hos oss, både som SharePoint-maler, Project-filer og grupper av dokumenter.
Hvorfor gjør vi det på denne måten? Jo, fordi vi ønsker at du skal få maksimalt igjen for din investering i ny teknologi, og fordi en vellykket implementering er vår garanti for en god relasjon. Men selvfølgelig, og mest av alt, fordi SharePoint 2010 er mye mer enn teknologi. Det er en plattform for å løse menneskelige utfordringer, med mennesker i sentrum, og hvor løsningen ikke alltid krever den største teknologiske innsikt, men også en porsjon bondevett og et lyttende øre.
SharePoint åpner en verden av løsninger. Likevel hjelper det lite om man ikke evner å plukke rett verktøy til rett utfordring. Nettopp derfor har vi utviklet EGSIF.